À New York, le fait d’établir votre entreprise en tant que société à responsabilité limitée vous confère une validité et certaines garanties légitimes, quel que soit l’État dans lequel vous déposez votre demande. Pour de nombreux propriétaires d’entreprises basées à New York, la constitution d’une SARL dans cette ville est la plus judicieuse. En effet, le fait de ne pas avoir à se soucier de la paperasserie interétatique simplifie la procédure de dépôt et de maintien du statut de votre entreprise.
Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la manière de constituer une société à responsabilité limitée à New York, aux États-Unis d’Amérique, ainsi que des détails qui vous permettront de garantir le bon déroulement de la procédure de dépôt.
Étape 1 – Nommez votre LLC de New York
Commencez par choisir un nom pour votre société à responsabilité limitée. Que vous ayez déjà un nom d’entreprise ou que vous lanciez une nouvelle entreprise, le nom doit respecter certaines restrictions de base en matière de dénomination commerciale à New York. Tous les noms d’entreprises de type LLC à New York doivent contenir les mots “société à responsabilité limitée” ou l’abréviation “LLC” dans le nom de l’entreprise.
De plus, le nom de la LLC doit être unique et se distinguer de toutes les autres entreprises et sociétés LLC de New York.
Les noms d’entreprises à New York peuvent également être réservés auprès du département d’État, ce qui offre une protection supplémentaire contre l’enregistrement d’un nom similaire par un autre propriétaire d’entreprise.
Étape 2 – Déposer les statuts de l’association
Un article d’association est le document juridique qui établit votre société à responsabilité limitée avec l’État de New York. Toutes les SARL de New York sont tenues de déposer des articles d’association.
Des frais non remboursables de 200 $ sont exigés pour le dépôt des statuts de la SARL à New York. Outre les frais d’enregistrement, les SARL doivent également être prêtes à payer pour la publication.
Exigences pour le dépôt d’un article d’association
- Détails de base : Le formulaire des statuts d’association demande des détails de base, notamment le nom de la SARL, le comté où elle est située et son adresse postale. Le nom et l’adresse postale du déposant doivent également être indiqués. Pour déposer des statuts, vous devez soumettre les statuts de l’association au Département d’État. Les articles peuvent être soumis en ligne sur le site du Département d’État, par courrier, en personne ou par fax.
- Publication : New York est l’un des rares États à exiger que les SARL publient leur constitution.
Les entreprises doivent publier un avis de constitution dans deux journaux locaux. Les journaux locaux doivent être situés dans le comté où se trouve l’adresse de la SARL, et l’avis doit être publié une fois par semaine pendant un total de six semaines consécutives. Le cycle complet de six semaines doit être achevé dans les 120 jours suivant le dépôt des statuts.
Une fois que le cycle de publication de l’avis est terminé, le journal émet un affidavit de publication à l’intention du déposant. Les deux affidavits peuvent ensuite être déposés avec un certificat de publication. Ces trois documents doivent être envoyés au New York Department of State, Division of Corporations, One Commerce Plaza, 99 Washington Avenue, Albany, NY 12231.
Étape 3- Choisir un agent enregistré
L’agent enregistré est le principal contact juridique d’une SARL. L’agent enregistré est informé de toute action en justice intentée contre l’entreprise et reçoit également d’autres communications de l’État.
Le secrétaire d’État fait office d’agent enregistré par défaut pour les SARL de New York, sauf si une autre entité est choisie, qui peut être toute personne affiliée à l’entreprise ou un service d’agent enregistré.
Un service d’agent enregistré peut gérer toutes les responsabilités d’un agent enregistré au nom d’une SARL. Les propriétaires d’entreprises choisissent les services d’agents enregistrés pour deux raisons principales : la protection de la vie privée et la réduction des coûts de publication.
Étape 4 – Créer un accord d’exploitation
L’objectif principal d’un accord d’exploitation est de définir légalement la structure de propriété et les opérations d’une SARL. La création d’un accord d’exploitation détaillé permet non seulement de définir clairement les droits et les responsabilités dès le départ, mais aussi de réduire le risque de conflit à l’avenir.
Un accord de fonctionnement bien formulé couvrira l’organisation, la gestion, les contributions, les distributions et les changements de parties prenantes. D’autres détails peuvent également être inclus.
Étape 5 – Demander un numéro d’identification personnel (NIP)
L’IRS exige que toutes les SARL demandent un numéro d’identification d’employeur (EIN), quel que soit l’État dans lequel l’entreprise est enregistrée. Il arrive que l’EIN soit appelé numéro d’identification fiscale fédéral (FTIN).
Un EIN est un numéro à neuf chiffres qui identifie de manière unique une entreprise à des fins fiscales et autres. Il est nécessaire de déclarer les impôts fédéraux et d’État, d’ouvrir des comptes bancaires professionnels, d’embaucher des employés et d’effectuer d’autres actions. Ce numéro fonctionne à peu près comme un numéro de sécurité sociale d‘entreprise.
Les demandes d’EIN sont envoyées directement à l’IRS et sont gratuites.
Étape 6 – Se conformer aux exigences fiscales de New York
Une fois votre SARL de New York créée, vous devrez vous conformer à plusieurs exigences fiscales de l’État.
Dans le cadre de la fiscalité standard des SARL, vous devrez payer à la fois l’impôt sur le revenu et l’impôt FICA sur tout l’argent gagné par l’entreprise.
- Impôt sur le revenu – L’impôt sur le revenu doit être payé sur tout l’argent gagné par une SARL, y compris tous les bénéfices nets. L’impôt sur le revenu, tant fédéral qu’étatique, est évalué.
- Taxe de vente – La taxe de vente doit être perçue et versée sur tous les biens non exonérés vendus et sur certains services. Le taux de la taxe de vente évaluée par l’État est de 4 %.
- Impôt sur le travail indépendant – Si vous utilisez le statut fiscal de la SARL, les taxes FICA évaluées sont en fait payées en tant qu’impôt sur le travail indépendant.
En supposant qu’une SARL soit rentable, les propriétaires doivent payer des impôts sur le revenu estimés chaque trimestre.
Après avoir créé votre société à responsabilité limitée de New York
Après l’enregistrement officiel de votre SARL, il y a deux ou trois choses supplémentaires à faire. Ces éléments vous permettront de vous assurer que votre SARL est prête à fonctionner sans problème et à progresser.
- Ouvrir un compte bancaire professionnel
Une étape importante dans la création d’une SARL est d’avoir un compte bancaire séparé pour vos finances.
Le fait de disposer d’un compte bancaire professionnel distinct permet de clarifier les dépenses et les revenus de l’entreprise, ce qui est utile en cas d’audit. Un compte séparé permet également de s’assurer que les propriétaires de l’entreprise reçoivent les distributions appropriées, fournit une légitimité lors de l’émission de chèques, et peut aider à maintenir le voile corporatif de la LLC.
- Obtenir les licences et permis d’exploitation pertinents
En fonction de l’endroit où votre SARL opère et de son secteur d’activité, vous devrez peut-être obtenir des licences et des permis.
Un avocat ou votre municipalité locale peut vous aider à identifier les licences ou permis dont votre SARL pourrait avoir besoin.
La constitution d’une SARL à New York peut être un processus délicat, mais pour vous épargner les tracas de savoir quoi faire, comment le faire et quand le faire, contactez votre expert Damalion dès maintenant.
