In Luxemburg is in de regel voor elke economische activiteit die regelmatig wordt uitgevoerd een voorafgaande vestigingsvergunning vereist. Deze uitgebreide gids biedt u essentiële informatie en stapsgewijze begeleiding bij het succesvol aanvragen van een vestigingsvergunning in Luxemburg, zodat u zeker weet dat u aan alle noodzakelijke criteria en vereisten voldoet.
I. Voor wie is een vestigingsvergunning/Luxemburgse bedrijfsvergunning vereist?
Een vestigingsvergunning is meestal vereist voor personen die in Luxemburg economische activiteiten willen ontplooien, als zelfstandig ondernemer of in partnerschap met anderen. De belangrijkste categorieën activiteiten waarvoor een dergelijke autorisatie nodig is, zijn onder andere:
- Commerciële activiteiten: Hieronder vallen bedrijven die betrokken zijn bij handel, horeca (hotel, restaurant, café), transport, industrie en meer.
- Vakmanschap: Activiteiten met betrekking tot voeding, mode, bouw, mechanica, audiovisueel, entertainment, kunst en meer.
- Bepaalde vrije beroepen: Voor beroepen met een belangrijke intellectuele component kan ook een vestigingsvergunning nodig zijn.
II. Betrokken personen
Om een vestigingsvergunning te krijgen, moeten aanvragers aan bepaalde wettelijke voorwaarden voldoen, waaronder:
- Professionele integriteit: Het tonen van professionele integriteit is essentieel.
- Kwalificaties (indien vereist): In sommige gevallen zijn specifieke kwalificaties nodig.
De aanvrager moet ofwel de eigenaar van het bedrijf zijn (voor eenmanszaken) of de gemachtigde vertegenwoordiger van het bedrijf die is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en Bedrijven (voor bedrijven).
III. Speciale gevallen
Er zijn uitzonderingen en speciale gevallen:
- Onafhankelijke handelsagenten: Ze hebben een vestigingsvergunning nodig als handelaars. Vertegenwoordigers in loondienst zijn echter vrijgesteld, maar moeten werken onder de vestigingsvergunning van hun werkgever.
- Bepaalde vrije beroepen: Beroepen zoals advocaten, artsen, tandartsen, dierenartsen en bedrijfsrevisoren hebben hun regels los van de vestigingsrechten.
- Intellectuele dienstverleners: Degenen wier activiteiten niet onder de vrije beroepen vallen, hebben een vestigingsvergunning nodig voor commerciële activiteiten.
- Niet-professionele verkopers: Particulieren die hun eigen creaties of artikelen verkopen die niet voor commerciële doeleinden zijn aangeschaft, zijn vrijgesteld, maar hebben mogelijk toestemming nodig als ze deelnemen aan beurzen, markten of online verkopen.
- Gemeenschapsbedrijven: Bedrijven die occasionele en tijdelijke diensten verlenen in Luxemburg zijn niet onderworpen aan een vestigingsvergunning, maar moeten dit wel melden bij de Directie Middenstand.
- Onderdanen van derde landen: Burgers van buiten de Europese Unie die zich als zelfstandige in Luxemburg willen vestigen, moeten hun aanvraag voor een vestigingsvergunning bij hun aanvraag voor een verblijfsvergunning voegen.
- Journalistiek en educatieve ondernemersprojecten: Voor bepaalde activiteiten, zoals niet-zelfgepubliceerde journalistiek en educatieve ondernemersprojecten met een jaarlijkse omzet van minder dan €35.000, is geen vestigingsvergunning nodig.
IV. Voorwaarden voor vestigingsvergunning
Aanvragers moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Professionele integriteit: Het tonen van professionele integriteit is essentieel.
- Beroepskwalificaties: Voldoen aan de specifieke vereisten voor vrije beroepen of, voor ambachtslieden, niet op lijst C staan.
- Vestiging in Luxemburg: een vergunning wordt alleen verleend als er in Luxemburg een geschikte fysieke infrastructuur is voor de aard en omvang van de activiteit.
- Effectief en continu beheer: De houder van de autorisatie moet de dagelijkse activiteiten van het bedrijf ter plaatse beheren en een echte band met het bedrijf onderhouden (als eigenaar of gemachtigde vertegenwoordiger).
- Fiscale en sociale verplichtingen: De directeur van het bedrijf moet hebben voldaan aan alle vroegere en huidige sociale en fiscale verplichtingen, inclusief voorheffingen.
- Registratie van statuten: De definitieve vestigingsvergunning vereist de registratie van statuten in het Handels- en Ondernemingsregister (RCS).
V. Kosten
De administratieve kosten voor het verkrijgen van een vestigingsvergunning bedragen €50. Je kunt een betalingsbewijs overleggen door:
- Een fiscale zegel van € 50 kopen van de Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA (AED).
- Een overschrijving van € 50 op rekening LU76 0019 5955 4404 7000, BIC-code BCEELULL bij het kantoor in Diekirch – recette, met de referentie “autorisation de commerce”.
VI. Praktische procedures
A. Indiening van de aanvraag
Damalion kan op twee manieren namens jou een vestigingsvergunning aanvragen:
- Online sollicitatie: Het online invullen van de sollicitatie via MyGuichet.lu wordt sterk aangeraden. Het systeem geeft de vereiste documenten aan op basis van je invoer.
- Sollicitatie per post: Je kunt ook een papieren sollicitatie per post sturen naar het Directorate of Middle Classes.
B. Vereiste documenten
De specifieke documenten die nodig zijn voor je aanvraag hangen af van het soort activiteit:
- Raadpleeg voor commerciële activiteiten de lijst hier.
- Voor ambachtelijke en vrije beroepen, bekijk de lijst hier.
VII. Administratieve responstijd
Over het algemeen wordt je aanvraag binnen drie maanden na ontvangst van een volledige aanvraag verwerkt. Als je binnen deze periode geen reactie ontvangt, wordt dit beschouwd als een stilzwijgende goedkeuring.
VIII. Beroep
In het geval van een negatieve beslissing over je aanvraag voor een vestigingsvergunning, heb je verhaalsmogelijkheden, waaronder minnelijk verhaal en gerechtelijk verhaal, binnen de wettelijke termijnen. Je kunt ook de Ombudsman om hulp vragen.
IX. Autorisatie Uitgifte
Als de vestigingsvergunning wordt verleend, ontvangt u hiervan bericht op het adres dat u bij uw aanvraag hebt opgegeven:
- Eenmanszaken kunnen hun vergunning ophalen bij het Gemeenschappelijk Centrum voor Sociale Zekerheid, waar ze ook hun registratie als zelfstandige kunnen voltooien.
- Bedrijven (rechtspersonen) ontvangen hun vestigingsvergunning per post op hun hoofdkantoor.
De vestigingsvergunning wordt afgegeven in de vorm van een kaart die op het bedrijf moet worden bewaard en op verzoek moet worden getoond. Het autorisatienummer moet worden vermeld op alle correspondentie, e-mails, websites, offertes, facturen, winkelpuien en bouwplaatsborden.
X. Duur van de vergunning
De autorisatie kan zijn geldigheid verliezen door:
- Het niet binnen een maand melden van een verandering in de gebruikelijke verblijfplaats van de directeur.
- Meer dan twee jaar vanaf de datum van uitgifte niet gebruikt.
- Vrijwillige stopzetting van de activiteit gedurende meer dan twee jaar.
- Gerechtelijke liquidatie of faillissement van het bedrijf.
- Verlies van professionele integriteit.
- Het niet kunnen voorleggen van de reisgarantie voor pakketreizen en gekoppelde reisdiensten.
XI. Wijziging van bestaande autorisatie
Houders van een bestaande vestigingsvergunning moeten een nieuwe vergunning aanvragen in geval van:
- Veranderingen of uitbreidingen van het bedrijfsbereik.
- Verandering van de uitvoerende manager op wie de professionele kwalificaties en integriteit berusten.
XII. Verplichte kennisgevingen
Meldingen kunnen per post of e-mail worden ingediend. Het volgende moet binnen een maand worden gemeld aan het directoraat Middenstand:
- Garantie voor pakketreizen en gekoppelde reisdiensten.
- Oprichting van een filiaal.
- Verandering van bedrijfslocatie.
- Creatie of sluiting van een verkooppunt.
- Verandering in de gewone verblijfplaats van de directeur.
XIII. Professionele verplichtingen
Gedurende hun hele bestaan moeten bedrijven voldoen aan de vereisten voor het verkrijgen van een vestigingsvergunning en aan alle wetten en regels met betrekking tot bedrijfsvoering.
Door deze stappen te volgen en aan de noodzakelijke vereisten te voldoen, kan Damalion je helpen om met succes een vestigingsvergunning in Luxemburg te krijgen en vol vertrouwen aan je ondernemersreis te beginnen. Neem nu contact op met uw Damalion-expert voor meer hulp en advies.
