Au Luxembourg, en règle générale, toute activité économique exercée de manière régulière est soumise à une autorisation d’établissement préalable. Ce guide complet a pour but de vous fournir des informations essentielles et des conseils étape par étape sur la manière de demander avec succès une autorisation d’établissement au Luxembourg, en veillant à ce que vous répondiez à tous les critères et à toutes les exigences nécessaires.
I. Qui a besoin d’une autorisation d’établissement ou d’un permis d’exploitation luxembourgeois ?
L’autorisation d’établissement est généralement requise pour les personnes souhaitant exercer des activités économiques au Luxembourg, soit en tant qu’entrepreneurs indépendants, soit en partenariat avec d’autres personnes. Les principales catégories d’activités nécessitant une telle autorisation sont les suivantes :
- Activités commerciales: Il s’agit des entreprises impliquées dans le commerce, l’Horeca (hôtel, restaurant, café), le transport, l’industrie, etc.
- Artisanat: Activités liées à l’alimentation, à la mode, à la construction, à la mécanique, à l’audiovisuel, au divertissement, aux arts, etc.
- Certaines professions libérales: Les professions à forte composante intellectuelle peuvent également nécessiter une autorisation d’établissement.
II. Personnes concernées
Pour obtenir l’autorisation d’établissement, les demandeurs doivent remplir certaines conditions légales, notamment
- Intégrité professionnelle: Il est essentiel de faire preuve d’intégrité professionnelle.
- Qualifications (si nécessaire) : Dans certains cas, des qualifications spécifiques sont nécessaires.
Le demandeur doit être soit le propriétaire de l’entreprise (pour les entreprises individuelles), soit le représentant autorisé de l’entreprise inscrit à la Chambre de commerce et d’industrie (pour les sociétés).
III. Cas particuliers
Il existe des exceptions et des cas particuliers :
- Agents commerciaux indépendants: Ils doivent obtenir une autorisation d’établissement en tant que commerçants. Toutefois, les représentants salariés sont exonérés mais doivent exercer leur activité sous l’autorisation d’établissement de leur employeur.
- Certaines professions libérales: Les professions telles que les avocats, les médecins, les dentistes, les vétérinaires et les auditeurs d’entreprise ont leur réglementation distincte des droits d’établissement.
- Prestataires de services intellectuels: Les personnes dont les activités ne sont pas couvertes par les professions libérales ont besoin d’une autorisation d’établissement pour les activités commerciales.
- Vendeurs non professionnels: Les personnes qui vendent leurs propres créations ou des articles qui n’ont pas été acquis à des fins commerciales sont exemptées, mais peuvent avoir besoin d’une autorisation si elles participent à des foires ou à des marchés, ou si elles vendent en ligne.
- Les entreprises communautaires: Les entreprises qui fournissent des services occasionnels et temporaires au Luxembourg ne sont pas soumises à l’autorisation d’établissement mais doivent en informer la Direction des Classes Moyennes.
- Ressortissants de pays tiers: Les ressortissants de pays non membres de l’Union européenne qui souhaitent exercer une activité indépendante au Luxembourg doivent joindre leur demande d’autorisation d’établissement à leur demande de permis de séjour.
- Journalisme et projets éducatifs entrepreneuriaux: Certaines activités, comme le journalisme non autoédité et les projets éducatifs entrepreneuriaux dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 35 000 euros, ne nécessitent pas d’autorisation d’établissement.
IV. Conditions préalables à l’autorisation d’établissement
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
- Intégrité professionnelle: Il est essentiel de faire preuve d’intégrité professionnelle.
- Qualifications professionnelles: Répondre aux exigences spécifiques des professions libérales ou, pour les artisans, ne pas figurer sur la liste C.
- Établissement au Luxembourg: l’agrément n’est accordé que s’il existe au Luxembourg une infrastructure physique adaptée à la nature et à la taille de l’activité.
- Gestion efficace et continue: Le titulaire de l’autorisation doit gérer les opérations quotidiennes de l’entreprise sur place, en maintenant un lien réel avec l’entreprise (soit en tant que propriétaire, soit en tant que représentant autorisé).
- Obligations fiscales et sociales: Le dirigeant de l’entreprise doit s’être acquitté de toutes les obligations sociales et fiscales passées et présentes, y compris les retenues à la source.
- Enregistrement des statuts: L’autorisation finale d’établissement nécessite l’inscription des statuts au registre du commerce et des sociétés (RCS).
V. Coûts
Les frais administratifs pour l’obtention de l’autorisation d’établissement s’élèvent à 50 €. Vous pouvez fournir une preuve de paiement par :
- Achat d’un timbre fiscal de 50 € auprès de l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA (AED).
- en effectuant un virement bancaire de 50 € sur le compte LU76 0019 5955 4404 7000, code BIC BCEELULL au bureau de Diekirch – recette, avec la référence “autorisation de commerce”.
VI. Procédures pratiques
A. Dépôt de la demande
Damalion peut soumettre vos demandes d’autorisation d’établissement en votre nom de deux manières :
- Candidature en ligne: Il est fortement recommandé de remplir le dossier de candidature en ligne via MyGuichet.lu. Le système vous indiquera les documents requis en fonction de vos données.
- Candidature par voie postale: Il est également possible d’envoyer une demande papier par courrier à la Direction des classes moyennes.
B. Documents requis
Les documents spécifiques requis pour votre demande dépendent du type d’activité :
- Pour les activités commerciales, voir la liste ici.
- Pour l’artisanat et les professions libérales, consultez la liste ici.
VII. Temps de réponse administrative
En général, votre demande sera traitée dans un délai de trois mois à compter de la réception du dossier complet. Si vous ne recevez pas de réponse dans ce délai, il s’agit d’une approbation tacite.
VIII. Recours
En cas de décision négative concernant votre demande d’autorisation d’établissement, vous disposez d’options de recours, y compris de recours gracieux et de recours juridique, dans les délais légaux. Vous pouvez également vous adresser au Médiateur pour obtenir de l’aide.
IX. Délivrance de l’autorisation
Si l’autorisation d’établissement est accordée, vous recevrez une notification à l’adresse indiquée dans votre demande :
- Les entrepreneurs individuels peuvent retirer leur autorisation auprès du Centre commun de sécurité sociale, où ils peuvent également compléter leur inscription en tant qu’indépendant.
- Les entreprises (personnes morales) recevront leur autorisation d’établissement par courrier à leur siège social.
L’autorisation d’établissement est délivrée sous la forme d’une carte qui doit être conservée dans les locaux de l’entreprise et présentée sur demande. Le numéro d’autorisation doit figurer sur toute la correspondance, les courriels, les sites web, les devis, les factures, les vitrines et les panneaux de chantier.
X. Durée de l’autorisation
L’autorisation peut perdre sa validité pour les raisons suivantes
- Absence de déclaration d’un changement de résidence habituelle du directeur dans un délai d’un mois.
- Non-utilisation pendant plus de deux ans à compter de la date de délivrance.
- Cessation volontaire de l’activité depuis plus de deux ans.
- Liquidation judiciaire ou faillite de l’entreprise.
- Perte d’intégrité professionnelle.
- Non présentation de la garantie de voyage pour les voyages à forfait et les services de voyage liés.
XI. Modification d’une autorisation existante
Les titulaires d’une autorisation d’établissement existante doivent demander une nouvelle autorisation en cas de :
- Modifications ou extensions du champ d’application de l’activité.
- Changement du directeur exécutif sur lequel reposent les qualifications professionnelles et l’intégrité.
XII. Notifications obligatoires
Les notifications peuvent être envoyées par courrier ou par courriel. Les éléments suivants doivent être communiqués à la Direction des Classes Moyennes dans un délai d’un mois :
- Garantie pour les voyages à forfait et les services de voyage liés.
- Création d’une succursale.
- Changement de lieu d’activité.
- Création ou fermeture de tout point de vente.
- Changement de la résidence habituelle du directeur.
XIII. Obligations professionnelles
Tout au long de son existence, l’entreprise doit respecter les conditions d’obtention de l’autorisation d’établissement et se conformer à l’ensemble des lois et règlements concernant la gestion de l’entreprise.
En suivant ces étapes et en remplissant les conditions nécessaires, Damalion peut vous aider à obtenir l’autorisation d’établissement au Luxembourg et à vous lancer dans votre aventure entrepreneuriale en toute confiance. Pour plus d’assistance et de conseils, veuillez contacter votre expert Damalion dès maintenant.
