De rol van de WA in het Luxemburgse zakenlandschap
In Luxemburg is de Société Anonyme (SA) of naamloze vennootschap, naast de Société à Responsabilité Limitée (SARL), een van de meest voorkomende juridische bedrijfsvormen. Deze juridische structuur biedt tal van voordelen, voornamelijk gericht op het beperken van de aansprakelijkheid (tot het niveau van de bijdragen) en het regelen van de toegang tot kapitaal.
De volgende gids biedt een diepgaand inzicht in de SA of naamloze vennootschap in Luxemburg en behandelt essentiële aspecten zoals de oprichting, het bestuur, de verantwoordelijkheden en de fiscale verplichtingen.
I. De Luxemburgse Société Anonyme (SA) – Een overzicht
De SA wordt vaak gekozen als de voorkeursvennootschapsstructuur door grote ondernemingen in Luxemburg. Het is echter ook een haalbare optie voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s ) vanwege de flexibiliteit die het biedt, met name op het gebied van aandelen aan toonder, die gemakkelijk kunnen worden overgedragen.
II. Belanghebbenden in Luxemburg SA
1. Betrokken partijen
Een NV kan worden opgericht door een of meer natuurlijke of rechtspersonen.
2. Vereisten
Er is ten minste één aandeelhouder nodig om een NV op te richten. Elke persoon of entiteit die een bedrijf wil oprichten in Luxemburg moet beschikken over de nodige vergunningen en goedkeuringen voor de beoogde bedrijfsactiviteiten.
III. Kosten voor het opzetten van een NV
Het creëren van een NV brengt verschillende kosten met zich mee, waaronder:
- Notariskosten
- Kosten voor publicatie in het Registre de Commerce et des Sociétés (RCS)
- Vergoeding voor een aangestelde bedrijfsrevisor, indien vereist
- Minimum aandelenkapitaal van €30.000
- Mogelijke administratieve machtigingskosten
IV. Praktische procedures
1. Akte van oprichting van de NV
De oprichting van een NV moet worden uitgevoerd voor een notaris. In gevallen van niet-monetaire bijdragen is de betrokkenheid van een accountant verplicht. De statuten van het bedrijf worden volledig gepubliceerd in de RCS, en bepaalde essentiële elementen moeten worden opgenomen, zoals:
- Identificatie van de ondertekenaars
- Bedrijfsformulier
- Naam van het bedrijf
- Doel van het bedrijf
- Geregistreerd kantoor
- Geplaatst kapitaal en, indien van toepassing, toegestaan kapitaal
- Eerste storting van geplaatst kapitaal
- Soorten aandelen en hun kenmerken
- Aandelen op naam, aan toonder of gedematerialiseerde aandelen
- Specificatie van elke niet-monetaire bijdrage
- Details van speciale voordelen toegekend tijdens de oprichting
- Indien van toepassing, het aantal niet-representatieve aandelen of kapitaaleenheden en de bijbehorende rechten
- Regels die het aantal en de wijze van benoeming van leden van bestuursorganen, hun bevoegdheden en de verdeling van verantwoordelijkheden bepalen, indien deze afwijken van wettelijke vereisten
- Duur bedrijf
- Oprichtingskosten bij benadering.
2. Bedrijfsnaam (Denominatie)
De naam van de NV wordt bepaald tijdens het oprichtingsproces en moet verschillen van bestaande bedrijfsnamen. De RCS controleert de beschikbaarheid van de naam.
3. Duur van de SA
Het bestaan van de NV wordt bepaald door haar statuten en kan van bepaalde of onbepaalde duur zijn.
4. Transformatie
De NV heeft de flexibiliteit om haar rechtsvorm tijdens haar bestaan te wijzigen, afhankelijk van de beslissingen van de aandeelhouders. Het kan worden omgevormd tot een Europese vennootschap als het ten minste één dochteronderneming heeft gehad in een andere EU-lidstaat gedurende ten minste twee jaar. De regels voor fusies en splitsingen die de rechtsvorm van de NV kunnen wijzigen, zijn ook van toepassing op de NV.
5. Oplossen
De NV wordt automatisch ontbonden na het verstrijken van de statutaire termijn. Ze kan ook worden ontbonden door de aandeelhouders, bijvoorbeeld als het aandelenkapitaal verloren gaat. Gerechtelijke ontbinding kan plaatsvinden vanwege geldige redenen of ongeoorloofde activiteiten. Elke vrijwillige ontbinding moet vergezeld gaan van administratieve certificaten van verschillende autoriteiten.
Tijdens de ontbinding behoudt de NV haar rechtspersoonlijkheid met het oog op de vereffening.
V. Aandelenkapitaal
1. Minimumkapitaalvereiste
Het minimum aandelenkapitaal voor een NV is € 30.000.
2. Kapitaalstructuur
Het kapitaal van de NV kan worden gevormd door middel van inschrijvingen, en het moet volledig worden onderschreven en gestort tot ten minste een kwart van het totale bedrag. Zowel contante als niet-contante bijdragen zijn aanvaardbaar. Bijdragen in natura vereisen een evaluatierapport van een accountant.
In geval van een kapitaalverhoging hebben aandeelhouders recht op een preferentieel inschrijvingsrecht, tenzij een gerechtvaardigde beperking wordt goedgekeurd in een buitengewone algemene vergadering.
3. Vormen van Aandelen
Aandelen in een NV kunnen een bepaalde nominale waarde hebben of geen nominale waarde. Ze beginnen als nominatief en kunnen worden:
- Nominatief
- Drager
- Gedematerialiseerd
Na volledige betaling kunnen nominatieve aandelen als zodanig blijven of worden omgezet in aandelen aan toonder of gedematerialiseerde aandelen, afhankelijk van de statutaire bepalingen.
Daarnaast kan de NV aandelen zonder stemrecht uitgeven:
- Tijdens de oprichting van het bedrijf, indien gespecificeerd in de statuten
- Tijdens kapitaalverhogingen
- Door conversie van gewone aandelen
De NV houdt een register bij van aandelen op naam om het eigendom vast te stellen en aandeelhouders kunnen certificaten aanvragen voor hun aandelenbezit. Aandelen aan toonder moeten worden gedeponeerd bij een erkende custodian, terwijl gedematerialiseerde aandelen worden geregistreerd op een effectenrekening bij een erkende entiteit.
4. Overdracht van Aandelen
De overdracht van nominatieve aandelen is alleen geldig ten aanzien van het bedrijf als een van deze twee formaliteiten wordt nageleefd:
- Een overdrachtsverklaring in het register van aandelen op naam, gedateerd en ondertekend door zowel de overdrager als de overnemer.
- Kennisgeving van de overdracht aan het bedrijf of aanvaarding in een authentieke akte.
Aandelen aan toonder worden privé overgedragen door middel van een overeenkomst en derden erkennen de overdracht wanneer het fysieke aandelencertificaat wordt doorgegeven. De bewaarder aanvaardt elk document dat de overdracht bevestigt.
De overdracht van gedematerialiseerde aandelen gebeurt meestal via bankoverschrijving.
De NV mag haar eigen aandelen alleen verwerven in uitzonderlijke omstandigheden, die beperkt en wettelijk geregeld zijn.
VI. Organisatiestructuur
De NV heeft de flexibiliteit om een eenhoofdige of tweekoppige bestuursstructuur aan te nemen, afhankelijk van haar statuten.
1. Organisatie met één hoofd: Raad van Bestuur
A. Raad van bestuur
De raad van bestuur bestuurt het bedrijf, met bepaalde delegatiebeperkingen die het algemene beleid niet kunnen beïnvloeden. Leden van de raad van bestuur worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders en moeten ten minste drie bestuurders bevatten, behalve wanneer het bedrijf slechts één aandeelhouder heeft, in welk geval één bestuurder volstaat. Bestuurders kunnen individuen of rechtspersonen zijn. Wanneer een rechtspersoon optreedt als bestuurder, moet deze een permanente vertegenwoordiger aanwijzen die verantwoordelijk is voor zijn taken. Bestuursfuncties zijn beperkt tot zes jaar, met de mogelijkheid van herbenoeming en vervroegde afzetting door de algemene vergadering.
De raad van bestuur kan commissies oprichten met aangewezen samenstellingen en verantwoordelijkheden.
2. Tweekoppige organisatie: (raad van bestuur en raad van commissarissen)
A. Raad van Commissarissen
De raad van commissarissen houdt voortdurend toezicht op het bestuur van het bedrijf, maar kan zich niet bemoeien met de dagelijkse gang van zaken. Het keurt besluiten goed die in de statuten zijn vastgelegd en brengt verslag uit aan de algemene vergadering.
Commissarissen worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders en moeten uit ten minste drie leden bestaan, tenzij het bedrijf slechts één aandeelhouder heeft, in welk geval één lid vereist is. Leden kunnen individuen of rechtspersonen zijn. Wanneer een rechtspersoon wordt benoemd als lid van de raad van toezicht, moet deze een vaste vertegenwoordiger benoemen om zijn taken namens de rechtspersoon uit te voeren. De ambtstermijn van de leden is beperkt tot zes jaar, met de mogelijkheid van herbenoeming of afzetting door de algemene vergadering. Een lid van de raad van commissarissen kan niet tegelijkertijd lid zijn van de raad van bestuur.
B. Raad van bestuur
De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het besturen van het bedrijf en heeft de bevoegdheid om alle handelingen te verrichten die nodig of nuttig zijn voor het bereiken van het bedrijfsdoel, behalve die welke door de wet of de statuten zijn voorbehouden aan de raad van commissarissen of de algemene vergadering.
Leden van de raad van bestuur worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders of de raad van commissarissen. Het aantal bestuurders wordt bepaald door de statuten van het bedrijf of, indien niet gespecificeerd, door de raad van commissarissen. Bedrijven met een aandelenkapitaal van minder dan €500.000 of bedrijven met slechts één aandeelhouder mogen één directeur hebben. Bestuurders kunnen individuen of rechtspersonen zijn, en als dat laatste het geval is, moeten ze een permanente vertegenwoordiger aanstellen om namens hen op te treden. Een lid van de raad van bestuur kan niet ook lid zijn van de raad van toezicht.
De raad van commissarissen of de algemene vergadering kan bestuurders ontslaan en de termijn van een bestuurder is beperkt tot zes jaar met de mogelijkheid van herbenoeming.
De raad van bestuur kan commissies instellen met bepaalde samenstellingen en verantwoordelijkheden, die onder zijn toezicht opereren. De raad van commissarissen kan specifieke mandaten verlenen aan een of meer van zijn leden voor specifieke, vastgestelde doeleinden.
VII. Algemene Vergadering van Aandeelhouders
De algemene vergadering van aandeelhouders heeft het hoogste gezag in de NV en beschikt over uitgebreide bevoegdheden om de handelingen van het bedrijf te bekrachtigen. Het beslist over zaken als kapitaalverhogingen en kapitaalgerelateerde operaties. Zowel gewone als buitengewone algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door de raad van bestuur, de raad van bestuur of de accountants. Als de statuten de procedure voor het bijeenroepen van algemene vergaderingen niet vastleggen, moet de wettelijke procedure worden gevolgd, die het volgende omvat:
- Het initiatief voor het bijeenroepen van algemene vergaderingen ligt bij de raad van bestuur, het management of de raad van commissarissen. Auditors hebben ook het recht om algemene vergaderingen bijeen te roepen.
- Oproepingen voor de vergaderingen, inclusief de agenda, worden ten minste 15 dagen voor de vergadering gepubliceerd in de Recueil électronique des sociétés et associations (RESA), een Luxemburgs dagblad, en gedeponeerd bij de RCS.
- Aandeelhouders moeten ten minste 8 dagen voor de vergadering worden geïnformeerd via de post of een andere geaccepteerde methode.
VIII. Dagelijks beheer van de SA
Het dagelijks bestuur van de NV en haar vertegenwoordiging in dat bestuur kan worden gedelegeerd aan een of meer bestuurders, directeuren, managers en andere personen, al dan niet aandeelhouders. Deze modaliteiten zijn vastgelegd in de statuten van het bedrijf.
IX. Aansprakelijkheid
1. Aansprakelijkheid van aandeelhouders
Aandeelhouders in een NV zijn slechts aansprakelijk ten belope van hun inbreng in het aandelenkapitaal.
2. Aansprakelijkheid oprichters
Oprichters zijn hoofdelijk aansprakelijk jegens derden voor:
- Het deel van het kapitaal waarop niet geldig is ingeschreven
- Het verschil tussen het minimumkapitaal en het bedrag aan inschrijvingen
- Effectieve betaling van maximaal 25% van de aandelen waarop is ingeschreven bij de oprichting, evenals de betaling binnen 5 jaar voor aandelen die zijn uitgegeven in ruil voor bijdragen anders dan in contanten
- Vergoeding van schade als gevolg van de nietigheid van het bedrijf of onjuiste vermeldingen in de statuten of het ontwerp van het bedrijf
3. Aansprakelijkheid van de CTF
De NV is gebonden door handelingen uitgevoerd door haar bevoegde organen, zelfs als deze handelingen het maatschappelijk doel overschrijden. Er bestaat een uitzondering als het bedrijf kan bewijzen dat de derde partij wist dat de actie het bedrijfsdoel overschreed of er gezien de omstandigheden niet onwetend van kon zijn. Publicatie van de statuten alleen is onvoldoende om dit bewijs te leveren.
Beperkingen op de bevoegdheden van de raad van bestuur zijn niet afdwingbaar tegenover derden, zelfs als ze gepubliceerd zijn. De statuten kunnen echter de bevoegdheid verlenen aan een of meer directeuren om het bedrijf te vertegenwoordigen in juridische zaken, hetzij individueel of gezamenlijk, en deze clausule is dan bindend voor derden na publicatie door RCS.
De bepaling die het dagelijks beheer delegeert aan een of meer personen die alleen of samen handelen, is afdwingbaar tegenover derden na publicatie van de RCS. Deze bepaling mag niet worden verward met een beperking van de beheersbevoegdheden, die niet afdwingbaar blijft tegenover derden.
Bestuurders, leden van de raad van bestuur en de algemeen directeur hebben geen persoonlijke verplichtingen met betrekking tot de verplichtingen van het bedrijf.
Bestuurders, leden van het directiecomité en de algemeen directeur zijn aansprakelijk tegenover het bedrijf voor wanbeheer tijdens hun respectieve mandaten. Beheerders en leden van het uitvoerend comité zijn hoofdelijk aansprakelijk tegenover de vennootschap en derden voor schade die voortvloeit uit schendingen van het vennootschapsrecht of de statuten, tenzij ze kwijting kunnen krijgen als er geen sprake was van persoonlijke schuld van het verantwoordelijke orgaan.
X. Toezicht en rapportage
1. Bedrijfstoezicht
Bedrijven die op hun balansdatum twee van de drie volgende criteria overschrijden, moeten hun rekeningen laten controleren door een of meer erkende bedrijfsrevisoren:
- Balanstotaal van €4,4 miljoen
- Netto-omzet van €8,8 miljoen
- Gemiddeld aantal voltijdse werknemers: 50
Bedrijven die niet aan deze criteria voldoen, zijn nog steeds verplicht om hun boekhouding te laten controleren door een of meer accountants, al dan niet aandeelhouders.
2. Juridische Publicaties
De statuten van de NV moeten volledig worden gepubliceerd in het RCS. Het registratieproces vereist specifieke informatie over het bedrijf. Daarnaast moet de WA publiceren in de RCS:
- De volledige oprichtingsakte
- Benoemingen en beëindigingen van functies voor verschillende bestuursorganen, evenals vereffenaars indien van toepassing
- Bewaarders van aandelen aan toonder
- Bepaalde gerechtelijke beslissingen
- Kennisgeving van ontbinding van het bedrijf
- Jaarlijkse stand van het aandelenkapitaal na de balans
- Jaarrekening
- Rapport van het management
- Accountantsverklaring of bedrijfsaccountantsverklaring
Latere wijzigingen moeten ook worden gepubliceerd in het RCS. Sociale rekeningen moeten worden ingediend bij het Registre de Commerce et des Sociétés binnen een maand na goedkeuring, en niet later dan zeven maanden na het einde van het boekjaar.
XI. Boekhoudkundige overwegingen
De NV is verplicht om een balans, winst- en verliesrekening, bijlagen en managementverslag op te stellen, die allemaal moeten worden goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De WA kan een verkorte balans opstellen als ze op de balansdatum twee van de drie volgende criteria niet overschrijdt:
- Balanstotaal van €4,4 miljoen
- Netto-omzet van €8,8 miljoen
- Gemiddeld aantal voltijdse werknemers: 50
Op dezelfde manier kan een verkorte winst- en verliesrekening worden opgesteld als de WA op de balansdatum twee van de drie volgende criteria niet overschrijdt:
- Totale balans van €20 miljoen
- Netto-omzet van €40 miljoen
- Gemiddeld aantal voltijdse werknemers: 250
De rekeningen moeten worden opgesteld in overeenstemming met de Luxemburgse algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen (Lux GAAP).
XII. Belastingen
De NV is onderworpen aan verschillende belastingen in Luxemburg, waaronder:
- Vaste registratiebelasting
- Onroerendgoedbelasting
- Bedrijfsbelasting
- Vermogensbelasting
- Vennootschapsbelasting
- BTW-aangiften op basis van de volgende criteria:
- Jaarlijkse omzet (exclusief belasting) van minder dan € 112.000: Jaarlijkse btw-aangifte
- Jaarlijkse omzet (exclusief belasting) tussen €112.000 en €620.000: Driemaandelijkse btw-aangifte
- Jaaromzet (exclusief belasting) boven €620.000: Maandelijkse btw-aangifte
Concluderend kan worden gesteld dat de Société Anonyme (SA) in Luxemburg een veelzijdige en voordelige bedrijfsstructuur is.
Het biedt beperkte aansprakelijkheid, flexibiliteit in aandelenkapitaal en -soorten, en een reeks bestuurlijke opties. Inzicht in de juridische, financiële en operationele aspecten van een SA is cruciaal voor ondernemers, investeerders en bedrijven die zich in Luxemburg willen vestigen.
Of je nu een grote onderneming bent of een kleine tot middelgrote onderneming, de SA biedt een solide wettelijk kader voor zakendoen in het Groothertogdom. De aantrekkingskracht ligt niet alleen in de functies, maar ook in het aanpassingsvermogen, waardoor het de voorkeur geniet voor een breed spectrum aan activiteiten en entiteiten.
Het is echter noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke vereisten, financiële verplichtingen en rapportagevereisten om ervoor te zorgen dat de Luxemburgse wet- en regelgeving voor bedrijven wordt nageleefd.
Door dit te doen, kunnen bedrijven de vruchten plukken van het werken in een stabiele, bedrijfsvriendelijke jurisdictie zoals Luxemburg, terwijl ze ook profiteren van de beschikbare mogelijkheden voor groei, investeringen en toegang tot de financiële markten.
Neem nu contact op met uw Damalion-expert om uw Luxemburgse naamloze vennootschap op te richten.
